Privacy

Privacyverklaring voor medewerkers

Gelieve deze privacyverklaring aandachtig te lezen. Er wordt in uitgelegd waarom en hoe wij je persoonsgegevens verzamelen, hoe wij deze beschermen en hoelang wij deze bewaren.

Wij bewaren je gegevens zoals redelijkerwijze mogelijk, beschermen deze tegen verlies en ongeoorloofde verstrekking of toegang en wij behandelen je persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (‘AVG’), in de praktijk ook GDPR genoemd ( Engelse afkorting van General Data ProtectionRegulation).

Deze privacyverklaring is opgesteld als een Q&A (‘Vraag & Antwoord) lijst.

1. Voor wie is deze verklaring bedoeld?
   • Bestuursleden;
   • commissieleden;
   • Personen die in opdracht werken van Volley Limburg (selectietrainers, coaches, scheidsrechters, …)
     
     Hierna worden deze gezamenlijk “medewerkers” genoemd.
     
2. Wie zal mijn persoonsgegevens verwerken?
   De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is volgende juridische entiteit:
   Volley Limburg
   3700 Tongeren, Donkelstraat 31
   Ondernemingsnummer: 0479.220.778
   
3. Wat is het doeleinde voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
   Volley Limburg verwerkt persoonsgegevens, al dan niet in elektronische of geautomatiseerde vorm, voor legitieme doeleinden zoals toekennen taken en bijhorende vergoedingen (personeelszaken), in het kader van veiligheid, en voor bedrijfsvoering en communicatie.
   Deze doeleinde omvatten, maar zijn niet beperkt tot:
   • Naleving van alle wettelijke, regelgevende en administratieve verplichtingen en toepassing van arbeidsrechtelijke en fiscale wetgeving;
   • Medewerkersadministratie, met inbegrip van de verwerking en administratie van de onkosten en vergoedingen, voordelen;
   • Aanwezigheidsregistratie;
   • Ontwikkeling van een centrale database met betrekking tot de gegevens van medewerkers;
   • Beheer en planning van reizen en / of verplaatsingen;
   • Communicatie aan en relaties met de medewerkers beheren;
   • Beheer van de procedure voor beëindiging van de relatie;
   • Het voeren van Ethische en disciplinaire onderzoeken;
   • Het beheer van klachten en vorderingen;
   • Beheer van audit en compliance aangelegenheden;
   • Toezicht houden op de naleving van het beleid van Volley Limburg, met inbegrip van de policy met betrekking tot omgaan met informatie.
     
4. Wat is de achtergrond voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
   Je persoonsgegevens worden op rechtmatige wijze verwerkt op basis van de volgende rechtsgronden:
   • Met het oog op het sluiten en het uitvoeren van de overeenkomst, met inbegrip van het medewerkers- en onkosten beleid;
   • Om de wettelijke verplichtingen van toepassing op Volley Limburg na te leven (o.a. betreffende arbeidsrechtelijke, sociale zekerheidsrechtelijke en belastingaangelegenheden, enz. overeenkomstig het geldende statuut);
   • In het kader van de gerechtvaardigde belangen van Volley Limburg en/of een derde, zoals, maar niet beperkt tot een zorgvuldig en betrouwbaar medewerkersbeleid, onkosten- en medewerkersadministratie, evenals het betrouwbaar en zorgvuldig beheer van voordelen en informatiebeveiliging;
   • Met je toestemming voor wat foto’s betreft voor extern gebruik (zie hieronder onder.
     
5. Welke categorieën van persoonsgegevens zullen worden verwerkt?
   Persoonsgegevens omvatten alle informatie die op jouw betrekking heeft of op basis waarvan je geïdentificeerd kunt worden. Gegevens, die ons niet toestaan om je te identificeren, worden bijgevolg niet als persoonsgegevens beschouwd.
   
   Waar nodig en onder meer teneinde de reglementaire en wettelijke bepalingen na te leven of om extralegale voordelen te beheren, kan Volley Limburg occasioneel gevoelige gegevens zoals bedoeld in de wetgeving verwerken
   
   Volley Limburg kan ook je foto verwerken voor extern gebruik (bijvoorbeeld voor marketingdoeleinden) indien je hiervoor je toestemming geeft via het daartoe bestemde toestemmingsformulier waar je de informatie dienaangaande kan terugvinden.
   
   Voor de doeleinden zoals hierboven vermeld, omvat de verwerking van persoonsgegevens:
   • Standaard informatie in verband met je identiteit (naam, voorna(a)m(en), adres …);
   • Persoonlijke gegevens (geboorteplaats en –datum, taal, nationaliteit, geslacht, bankrekeningnummer, telefoonnummer, e-mail adres, …);
   • Financiële gegevens (afgesproken onkosten, variabele onkosten, voordelen, …);
   • Persoonsgegevens verzonden via e-mails en logs (elektronische identificatiegegevens);
   • Gegevens met betrekking tot zakenreizen en de kosten die in dit verband zijn gemaakt;
     
6. Waar komen je persoonsgegevens vandaan?
   Wanneer u lid wordt van een commissie of solliciteert voor een bestuurdersfunctie bij Volley Limburg begint, komen de initiële gegevens vanuit Volley Vlaanderen. Tijdens je loopbaan bij Volley Limburg zal je ons verdere informatie verstrekken, vb.: onkostennota’s of informatie die we nodig hebben om je onkosten en voordelen te beheren en uit te betalen.
   
   Tijdens je lidmaatschap kunnen we ook persoonsgegevens die betrekking hebben op jou genereren of bekomen van anderen. Deze anderen kunnen zowel intern (verantwoordelijken, collega’s, IT -systemen (bijvoorbeeld overzichten onkosten)) als extern, diegenen met wie je communiceert via e-mail of andere systemen.
   
7. Wie zal toegang hebben tot mijn gegevens?
   • Intern gebruik:
     Sommige van je persoonsgegevens kunnen meegedeeld worden aan of kunnen geraadpleegd worden door je verantwoordelijke en de beheerders die voor de uitvoering van de overeenkomst zorgen.
     
     Het uitgaanspunt bij het intern gebruik is dat medewerkers enkel toegang hebben tot je persoonsgegevens die zij nodig hebben in het kader van hun functie.
   • Extern gebruik: Voor de hierboven vermelde doeleinden kunnen persoonsgegevens meegedeeld worden aan en eventueel verwerkt worden door derden zoals:
   • De sociale zekerheidsadministratie;
   • De fiscale administratie;
   • Overheidsinstanties voor de toepassing van relevante wetgeving ( RVA, …);
   • Dienstverleners in het kader van georganiseerde reizen;
   • Wetshandhavingsinstanties (bijvoorbeeld inspectiediensten) in overeenstemming met de relevante wetgeving;
   • IT-bedrijven of dienstverleners voor softwareprogramma’s met betrekking tot persoonsgegevens;
   • cloud verwerkers voor gegevens opgeslagen in de cloud;
     
8. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?
   Je persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden hierboven vermeld. In principe worden je persoonsgegevens bewaard tijdens je overeenkomst en gedurende een termijn van 2 jaar (papieren dossier) of van 10 jaar (digitale gegevens) volgend op het einde van je overeenkomst.
   
9. Op welke rechten kan ik mij beroepen in verband met de verwerking van mijn persoonsgegevens door Volley Limburg?
   • Je kan je eigen gegevens consulteren via VolleyAdmin ( https://www.volleyadmin2.be/). Dit kadert in het recht op inzage van je persoonsgegevens. Dit omvat tevens het recht een kopie te vragen.
     
   • Via VolleyAdmin kan je zelf een aantal gegevens aanpassen. Dit kadert in het recht op rectificatie van je persoonsgegevens met inbegrip van de aanvulling van onvolledige gegevens mochten deze niet accuraat worden bijgehouden
     
   • Je hebt het recht om persoonsgegevens te laten wissen van zodra er geen rechtmatige grond (meer) voorhanden is om ze te verwerken;
     
   • Je kan vragen om de gegevensverwerking te beperken indien je de verwerking of de juistheid van de verwerkte gegevens zou betwisten of indien je bepaalde persoonsgegevens wenst te behouden met het oog op een mogelijke rechtsvordering terwijl Volley Limburg ze niet meer nodig heeft in het licht van de onder punt 5 vermelde doeleinden.
     
     Je hebt ten alle tijde het recht om bezwaar te uiten tegen verwerkingen waartoe Volley Limburg zich in punt 5 zou gebaseerd hebben op het gerechtvaardigd belang. Volley Limburg zal de verwerking dan staken tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden voor zouden bestaan.
     
     Het uitoefenen van je recht op inzage en verbetering kan je dus in eerste instantie zelf doen via VolleyAdmin. Voor gegevens die niet consulteerbaar zijn via VolleyAdmin en voor het uitoefenen van de andere rechten, kan je terecht bij de secretaris van Volley Limburg (secretaris@volleylimburg.be).
     
     Je contactpersoon bij Volley Limburg voor alle verdere inlichtingen over deze rechten is onze functionaris voor de gegevensbescherming, ook wel DPO genoemd (Data ProtectionOfficer). Je kan hem/haar contacteren via:
     
     Stefan Quintens
     Mail: privacy@volleylimburg.be
     GSM: 0486 68 14 08
     
     Je hebt daarnaast ook het recht om – indien je meent dat Volley Limburg niet in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft gehandeld – een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van de staat waar je verblijft, waar je werkt of waar de vermeende inbreuk werd begaan
     
10. Wijzigingen
    We behouden het recht voor om deze Privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen, binnen de beperkingen van de toepasselijke reglementering inzake privacy en gegevensbescherming.

Deze Privacyverklaring werd het laatst gewijzigd op 29 oktober 2020.